Formation Event Manager – Niveau 1

Organiser des événements professionnels avec méthode et efficacité

Public cible

• Responsables RH
• Managers et cadres
• Assistants de direction
• Responsables logistique
• Collaborateurs impliqués dans l'organisation d'événements
• Toute personne amenée à coordonner des événements internes ou externes

Durée

• 2 journées complètes ou
• 4 soirées
• Total : 16 périodes

Objectifs pédagogiques

À l'issue de cette formation, les participants seront capables de :

• Structurer un projet événementiel de A à Z
• Définir des objectifs clairs et mesurables
• Élaborer un budget réaliste
• Planifier les différentes étapes d'un événement
• Coordonner les prestataires et les parties prenantes
• Identifier et anticiper les risques
• Assurer une expérience participant de qualité
• Évaluer les résultats et les retombées de l'événement

Structure du cours

Chapitre 1 – Les fondamentaux de l'événementiel d'entreprise

• Rôle et missions de l'Event Manager
• Typologie des événements professionnels
• Les tendances actuelles
• Les facteurs clés de succès
• Les erreurs les plus fréquentes

Chapitre 2 – Définir un événement performant

• Pourquoi organiser un événement ?
• Définition des objectifs SMART
• Identification des publics cibles
• Positionnement et message clé
• Choix du format adapté

Chapitre 3 – Planification et gestion de projet

• Méthodologie de gestion de projet appliquée à l'événementiel
• Création d'un rétroplanning
• Répartition des responsabilités
• Outils de suivi
• Gestion des délais

Chapitre 4 – Budget et maîtrise des coûts

• Construire un budget prévisionnel
• Identifier les postes de dépenses
• Prévoir les imprévus
• Arbitrer les priorités
• Suivre les coûts avant et pendant l'événement

Chapitre 5 – Logistique et coordination

• Choix du lieu
• Gestion des fournisseurs et prestataires
• Inscriptions et accueil
• Matériel et équipements
• Sécurité et aspects réglementaires
• Gestion des imprévus

Chapitre 6 – Communication et expérience participant

• Communication avant, pendant et après l'événement
• Invitations et relances
• Gestion des participants
• Parcours et expérience participant
• Satisfaction et fidélisation

Chapitre 7 – Gestion des risques et plans de secours

• Identification des risques
• Plan B et plan de continuité
• Gestion de crise
• Réactivité le jour J

Chapitre 8 – Bilan et amélioration continue

• Mesurer le succès de l'événement
• Collecter les retours
• Débriefing
• Capitalisation des bonnes pratiques

Méthodes pédagogiques

• Cas pratiques
• Exercices individuels et en groupe
• Outils directement réutilisables en entreprise
• Modèles de check-lists
• Templates de budget
• Modèles de rétroplanning
• Simulations et mises en situation