M06 — Comprendre et améliorer ses processus

Avant d’améliorer une manière de travailler, encore faut-il comprendre comment le travail se fait réellement. Un bon processus rend l’activité plus simple, plus fluide et plus fiable.

Introduction

Une demande arrive dans un service. Elle est traitée par une première personne, transmise à une autre, complétée, contrôlée, parfois retournée, puis finalement validée. Sur le papier, le fonctionnement paraît simple. Dans la réalité, les étapes se multiplient parfois : informations manquantes, doubles saisies, validations inutiles, attentes, reprises, erreurs ou responsabilités mal définies. Et lorsque quelque chose ne fonctionne plus, chacun améliore souvent sa propre partie du travail sans forcément observer l’ensemble du parcours. C’est précisément l’intérêt d’une approche par les processus. Un processus permet de comprendre comment une activité transforme une demande, une information ou une ressource en résultat attendu, en traversant parfois plusieurs fonctions ou services. Le rôle du manager n’est pas de créer des procédures pour tout. Il est de comprendre comment le travail circule, d’identifier les points de friction et de rechercher une manière plus simple, plus claire et plus efficace de fonctionner. Ce module permet de visualiser un processus, identifier ses étapes essentielles et repérer les premières possibilités d’amélioration.

Objectifs

À l’issue du module, les participants seront capables de :

• comprendre ce qu’est un processus ;
• distinguer processus, procédure, activité et tâche ;
• identifier le début et la fin d’un processus ;
• déterminer les principales entrées et sorties ;
• identifier les acteurs et responsabilités concernés ;
• représenter simplement le déroulement d’un processus ;
• observer le travail au-delà des frontières entre services ;
• repérer les étapes inutiles, doublons, attentes et zones de friction ;
• identifier les risques de rupture ou d’erreur ;
• rechercher des pistes de simplification et d’amélioration ;
• définir quelques indicateurs permettant de suivre le processus.

Public cible

Cette formation s’adresse aux :

• managers et responsables d’équipe ;
• chefs de service ;
• cadres de proximité ;
• responsables de processus ;
• responsables de projet ;
• collaborateurs impliqués dans l’organisation ou l’amélioration des activités ;
• toute personne souhaitant mieux comprendre et fluidifier le fonctionnement d’une activité.

Contenu

Comprendre ce qu’est un processus

Faire la différence entre une tâche, une activité, une procédure et un processus, et comprendre pourquoi l’approche processus permet de prendre davantage de hauteur.

Définir le début et le résultat attendu

Identifier ce qui déclenche le processus, les éléments nécessaires à son fonctionnement et le résultat qu’il doit produire pour son client interne ou externe.

Visualiser le fonctionnement réel

Représenter simplement les principales étapes, les décisions, les transmissions et les acteurs afin de rendre visible la manière dont le travail circule.

Repérer les points de friction

Identifier les attentes, retours en arrière, doublons, contrôles inutiles, informations manquantes ou interfaces qui ralentissent ou fragilisent le processus.

Simplifier et améliorer

Questionner chaque étape et rechercher des solutions permettant de rendre le fonctionnement plus simple, plus fluide et plus fiable.

Mesurer pour suivre

Définir quelques critères ou indicateurs pertinents permettant de vérifier si le processus produit réellement le résultat attendu.

Une méthode en 3 temps

COMPRENDRE

Des apports ciblés et accessibles pour comprendre l’approche processus et disposer d’une méthode simple permettant d’analyser le fonctionnement d’une activité.

CONFRONTER

Des situations concrètes permettent de représenter un processus, d’identifier les interfaces, les étapes inutiles et les principaux points de friction.

TRANSFORMER

Chaque participant travaille sur un processus réel ou représentatif et identifie des actions concrètes permettant de le simplifier, de le fluidifier ou de le sécuriser. COMPRENDRE → CONFRONTER → TRANSFORMER

Format

3 × 45 minutes Formation organisée :

• dans votre entreprise ou institution ;
• ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice.

Équipe : jusqu’à 8 participants Groupe : de 9 à 12 participants

À l’issue du module

Chaque participant repart avec une méthode concrète pour visualiser un processus, comprendre comment le travail circule, identifier les points de friction et engager des améliorations simples et directement applicables.

Tarif du module

Équipe – jusqu'à 8 participants : CHF 850.– Groupe – de 9 à 12 participants : CHF 1'050.– Formation organisée dans votre entreprise ou institution, ou chez Auxilium-IDC à St-Maurice. Plus de 12 participants ou besoin particulier ? Offre sur demande.

Un module ou un parcours à la carte

M06 peut être suivi indépendamment ou combiné avec d’autres modules Leadership, Management ou Master Class afin de construire un parcours adapté aux besoins de votre organisation. Un besoin. Un module. Plusieurs modules. Un parcours. Construisez votre formation à la carte.